한국기술교육대학교 법규정보시스템 | 기록관리 규칙

제1조(목적)

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제2조, 제4조, 제5조에 따라 한국기술교육대학교의 기록관리 업무를 원활히 수행하기 위하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

①	이 규칙은 한국기술교육대학교와 그 부속기관(이하 "대학교"라 한다)의 처리과에서 생산 · 접수 · 관리하는 모든 기록물에 적용하며, 기록물 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

②	대학교의 기록물 관리에 관하여는 이 규칙이 정하는 바에 따르고, 이 규칙에서 정하지 않은 바는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따른다.

제3조(정의)

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.	"기록물"이란 한국기술교육대학교와 그 부속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2.	"행정기록물"이란 업무 수행 중에 생산·접수한 모든 유형의 기록물로 생산 종료 후 2년 이내에 기록관으로 이관하는 기록물을 말한다.

3.	"비치기록물"이란 카드·도면·대장 등과 같이 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되는 기록물로서, 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조 제4호에 따라 부서에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.

4.	"전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 생산하여 송·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

5.	"전자화기록물"이란 종이기록물과 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 기록물을 정보시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 기록물을 말한다.

6.	"기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

7.	"기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

8.	"기록물관리기관"이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기관으로 영구기록물관리기관, 특수기록관, 기록관으로 구분한다.

9.	"영구기록물관리기관"이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관으로서, 중앙기록물관리기관(국가기록원), 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관 및 대통령기록관으로 구분한다.

10.	"기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

11.	"처리과"란 문서의 접수·발송 및 각 부서의 업무처리를 주관하는 과·팀 등을 말한다.

12.	"기록물관리 전문요원"이란 법 제41조 및 영 제78조의 자격을 갖춘 자로 당해 대학의 기록물의 체계적·전문적 관리를 위하여 기록관리 업무를 총괄하는 자를 말한다.

13.	"기록물분류기준표"란 생산기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위업무별로 관리 기준을 제시한 표로서 중앙기록물관리기관이 작성하여 고시한다. 기록물분류기준표 관리 항목은 기능분류번호, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치기록 여부 등의 보존 분류 기준 및 검색어 지정 기준 등을 포함한다.

14.	"단위업무"란 기록물의 기능분류 기준으로 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서, 직제 개정 등으로 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 세분화된 업무기능 또는 사업단위로 기록물분류기준표의 기본 단위를 말한다.

15.	"기록물철"이란 단위업무 범위 안에서 기록물을 편철한 1개 이상의 기록물 묶음을 말한다. 기록물철은 보존기간 책정·이관·폐기 등의 단위이며, 전자문서시스템은 단위업무별로 업무담당자가 기록물철을 생성·관리한다.

16.	"상태점검"이란 소장 기록물을 재질의 외형상 변화, 훼손, 탈색 등의 상태평가기준에 따라 당해 기록물의 재질 및 훼손정도를 점검하는 것을 말한다.

17.	"생산현황통보"란 기록물의 정리결과를 시기별로 종합하여 기록물관리기관으로 통보하는 것을 말한다.

18.	"이관"이란 기록물의 물리적인 보존 장소와 관리 권한을 기록관 또는 영구기록물관리기관으로 이전하는 행위를 말한다.

19.	"인수"란 기록관이 기록물을 처리과에서 이관 받는 것을 말한다.

20.	"정수점검"이란 서고 관리의 한 절차로, 기록물의 수량을 주기적으로 점검하는 행위를 말한다.

21.	"평가"란 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 행정적·증빙적·역사적 가치를 검토하여 보존여부를 판단하는 업무를 말한다.

22.	"폐기"란 더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 제거하는 것으로 주로 기록물의 물리적인 파괴 또는 파기하는 것을 말한다.

제4조(기록물 관리의 원칙)

①	기록물 관리부서의 장은 법 제5조에 따라 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성과 이용가능성이 보장될 수 있도록 하여야 하며, 이를 위하여 이 규정이 정하는 기준과 절차에 따라 관리하여야 한다.

②	기록물 관리부서의 장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립·시행하여야 하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

③	기록물 관리부서의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 전자문서시스템 및 기록관리시스템을 구축·운영하여야 하며, 전자적으로 생산되지 않은 기록물은 전자적으로 관리·활용하기 위하여 전자화계획을 수립·시행하여야 한다.

제5조(조직 및 구성)

①	기록물 관리부서는 행정처(총무팀)에 두며, 기록물 관리부서의 장은 행정처장이 된다.

②	기록물 관리부서의 장은 기록관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)을 두며, 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요시 업무보조인원을 둘 수 있다.

③	기록물 관리부서의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제6조(주요업무 및 업무분장)

①	기록물 관리부서는 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1.	기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2.	소관 기록물의 수집·관리 및 활용

3.	기록물분류기준표의 관리

4.	기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5.	국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 주요기록물의 이관

6.	주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7.	미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8.	기록물평가심의회의 운영 및 기록물폐기 관리

9.	소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10.

기록물 서고 관리

11.	기록물 정수점검, 상태점검 및 실태조사

12.	기록물관리 지도·교육 운영계획의 수립 및 시행

13.	처리과 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

14.	중요기록물의 재난대비 계획 수립

15.	문서고 시설 및 장비 관리

16.	기록물관리시스템의 설치 및 운영

17.	보존가치가 높은 주요 기록물 및 비전자기록물의 보존매체 수록

18.	보존 기록물의 열람·편찬·전시·홍보 등 기록정보서비스 제공

19.	대학사료의 평가·수집·정리·보존 및 활용 등에 관한 사항

20.	보존 기록물에 대한 통계의 작성·관리

21.	그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항

②	제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록물 관리부서의 장이 정한다.

제7조(기록물의 생산)

①	기록물 관리부서의 장은 대학교 각 처리과에서 수행하는 업무과정과 결과를 포함하여 결재정보, 보고사항, 검토사항, 이력사항 등이 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.

②	기록물 관리부서의 장은 대학교 및 부속기관, 교수, 개인이 수행하는 연구과정과 결과가 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.

③	기록물 관리부서의 장은 영 제17조 내지 제19조에 따른 생산의무대상 기록물(조사연구검토서, 회의록 및 시청각기록물)이 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.

④	기록물 관리부서의 장은 필요시 관련 개인 또는 유관기관·단체의 업무과정 또는 연구과정 등에서 발생한 자료를 생산·수집대상 기록물로 지정하여 등록·관리될 수 있도록 할 수 있다.

제8조(기록물의 등록)

①	모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

②	기록물 관리부서에서 직접 수집한 기록물은 기록물 관리부서의 전자문서생산시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리)

①	처리과의 장은 전년도에 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 등을 실시하여야 한다.

②	처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록물 관리부서의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③	기록물 관리부서의 장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

④	기록물 관리부서의 장은 기록물의 정리업무와 관련하여 대학교 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제10조(기록물의 이관)

①	처리과의 장은 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 목록과 함께 기록물 관리부서로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 감사, 소송, 민원, 정보공개 등의 사유로 업무에 계속 활용할 필요가 있는 기록물은 사전에 이관연기신청서를 기록물 관리부서의 장에게 제출하여야 한다.

②	처리과의 장은 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물을 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 업무에 계속 활용할 수 있으며, 이관연기 기간 중 업무 활용의 목적이 달성된 경우에는 당해 기록물을 기록물 관리부서로 이관하여야 한다.

③	기록물 관리부서의 장은 직제개편, 한시조직 해산 등으로 업무를 인계·인수하는 부서 간에는 기록물인계인수서를 작성·관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록물 관리부서로 이관하여야 한다.

제11조(기록물의 인수)

①	기록물 관리부서의 장은 대학교 모든 처리과의 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다.

②	전자적 형태의 기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본확인 절차를 거쳐야 하며, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 방식에 근거하여 기록물 관리부서의 장이 정한다.

③	전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거친 후 이관 목록을 처리과에 통보하여야 한다.

④	기록물 관리부서의 장은 제2항과 제3항에 따른 검수절차 중에 미비사항이나 오류사항을 발견하면 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 수정·보완 후 재이관하여야 한다.

⑤	기록물 관리부서의 장은 전자기록물의 경우 인수절차 종료 시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.

⑥	제5항에 따라 인수완료 결과를 통보받은 처리과의 장은 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기하여야 한다. 다만, 처리과는 해당 전자기록물을 업무상 참고할 필요가 있는 경우에는 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후에 삭제 또는 파기하지 않고 활용할 수 있다.

제12조(기록물의 보존)

①	기록물 관리부서에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과, 생산년도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록물 관리부서의 장이 정한다.

②	기록물 관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 보존환경 구축, 보안대책 수립·시행, 화재 또는 천재지변 등에 대비한 재난대비계획 수립·시행, 기록물의 정수 및 상태점검의 정기적 실시 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

제13조(전자기록물의 관리)

①	기록물 관리부서의 장은 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 경우에는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하여야 한다.

②	기록물 관리부서의 장은 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있도록 저장·이관·백업·복원·보존을 위한 기록매체 및 장치를 마련하여야 하며, 임의 수정·삭제·위조·변조 등으로부터 물리적으로 보호할 수 있어야 한다.

제14조(기록물분류기준표)

①	기록물 관리부서의 장은 기록물분류기준표를 작성·운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 전자적 형태로 생성·관리하여야 한다.

②	제1항에 따라 처리과의 장은 신설, 변경 단위업무에 대하여 기록물 관리부서에 신청하여야 하고, 기록물 관리부서의 장은 이를 취합하여 관할 영구기록물관리기관에 변경 또는 신설을 요청할 수 있다.

제15조(보존기간)

①	기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간 책정기준은 영 제26조에 따른다.

②	기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정한다. 다만, 보존기간을 상향 또는 하향할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 기록물 관리부서의 장과 협의하여 조정할 수 있다.

③	보존기간의 기산일은 단위업무별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제16조(공개여부의 구분관리)

①	기록물은 생산한 처리과에서 건 단위로 공개여부를 구분하고 전자문서시스템의 등록정보로 관리되도록 하여야 하며, 기록물 관리부서로 이관할 때 공개여부를 재분류하여야 한다. 다만, 기록물을 생산한 처리과가 폐지되었거나 명확하지 않은 처리과에서 이관·수집된 기록물은 기록물 관리부서에서 공개여부를 재분류할 수 있다.

②	기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시하여야 하며, 부분공개 또는 비공개를 선택하는 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호 중 해당 호수를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

제17조(기록물의 평가 및 폐기)

①	기록물 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 시행규칙 제35조에 따라 시행하여야 한다.

②	각 처리과에서는 해당부서 기록물의 착오 없는 평가를 위하여 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1.	평가대상 기록물의 보존위치 및 분량, 목록과 실물 일치 여부 확인

2.	평가대상 기록물의 보존기간 재책정·보류·폐기 구분과 그 사유를 기록물 관리부서로 제출

③	전문요원은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1.	처리과가 제출한 의견을 취합·참고하여 행정적·역사적·증빙적 가치를 검토하고, 해당 기록물의 보존가치를 평가

2.	평가결과는 보존기간 재책정·보류·폐기 등으로 구분하여 평가사유와 함께 기록물평가심의서 작성

3.	심사 완료 기록물은 제19조에 따른 기록물평가심의회에 평가 심의 요청

4.	기록물평가심의회의 심의 결과는 회의록과 함께 기록물 관리부서의 장의 결재를 받아 최종 확정

④	기록물 관리부서의 장은 기록물평가심의회의 평가 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 변경내역은 기록물철별로 이력관리를 하여야 한다. 다만, 기록관리시스템이 구축되지 않은 경우에는 ‘기록물평가심의서'에 ‘등록정보' 항목을 추가하여 전자문서생산 시스템에 등록하며, 평가 결과를 표기하고 엑셀 등의 전자파일로 관리하여야 한다.

⑤	기록물 폐기의 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 직원이 참석하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 아니하도록 필요한 조치를 하여야 한다.

⑥	기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물을 폐기하려는 경우에는 중앙기록물관리기관에 제시하는 기준과 절차를 준수하여야 한다.

제18조(기록물평가심의회)

①	기록물 관리부서의 장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 민간전문가를 포함한 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성·운영한다.

②	심의회는 위원장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 기록물 관리부서의 장으로 한다.

③	심의회의 위원은 기록물 관리부서의 장이 임명·위촉하며, 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 대학교 직원으로 구성하되, 2인 이상의 외부 민간 전문가를 포함하여야 한다.

④	심의회에는 간사를 두며, 간사는 기록물 관리부서의 장이 임명할 수 있다.

⑤	심의회 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 3분의 2 이상의 출석으로 개의하고 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.

⑥	심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1.	평가대상 기록물에 대한 보존기간 재책정·보류 또는 폐기

2.	기타 기록물 평가와 관련하여 기록물 관리부서의 장이 요청한 사항

⑦	심의회는 필요에 따라 기록물 관리부서의 장이 수시로 구성·운영한다.

⑧	심의회의 위원장 및 위원은 기록물 평가와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 안 된다.

⑨	위원이 회의에 출석한 때에는 예산의 범위 안에서 수당 및 기타 실비를 지급할 수 있다.

제19조(주요기록물의 전자화 및 보존관리)

①	기록물 관리부서의 장은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진함으로써 기록정보가 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.

②	전자화 기록물은 보존매체(광디스크, 마이크로필름 등)에 수록하여 관리하여야 한다.

③	기록물 관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제20조(보존시설 및 장비의 확보)

①	기록물 관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②	기록물 관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다.

제21조(보안관리)

①	기록물 관리부서의 장은 보존서고 및 전산실을 통제구역으로 지정하고, 기록물 무단 반출 등에 대비하여 출입 내역을 관리하여야 한다.

②	제1항에 따른 통제구역은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록물 관리부서의 장의 허가를 받아야 한다.

③	기록물 관리부서의 장은 보안업무규칙에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.

④	기록물 관리부서의 장은 이관 받은 비밀기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하고, 이중잠금장치가 있는 공간을 확보하여야 한다.

제22조(점검)

①	기록물 관리부서의 장은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1.	보존서고 및 전산실의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검

2.	보존서고의 온·습도, 기록물의 오손 여부 및 해충발생 여부에 대한 점검

3.	보존 기록물의 열람 및 대출 상황의 점검

4.	그 밖에 기록관리 시설 운영에 필요한 사항의 점검

제23조(활용)

기록물 관리부서의 장은 정리와 보존처리가 완료된 기록물에 대하여 다음 각 호와 같이 적극 활용되도록 하여야 한다.

1.	모든 기록물은 대학교 직원에게 권한에 따라 공개하여야 한다. 다만, 전시 등 특별한 경우에는 사전에 기록물 관리부서의 장과 협의하여 대상 및 범위, 방법 등을 정하여야 한다.

2.	연구를 목적으로 하는 단체 또는 개인이 열람 요청을 하는 경우에는 공개 기록물에 한하여 열람을 허용하고, 비공개 또는 부분공개 기록물인 경우에는 열람 대상 기록물 및 열람 목적 등을 검토하여 제한적 열람으로 처리할 수 있다.

제24조(열람 및 대출 자격)

①	열람 및 대출시간은 통상 근무시간으로 한다.

②	기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1.	대학교 및 부속기관의 구성원으로 기록물 관리부서장의 승인을 득한 자

2.	공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 자로서 기록물 관리부서장의 승인을 득한자

제25조(열람 등)

①	열람은 보존서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1.	기록물의 훼손·오손 또는 파기, 무단반출

2.	복사기 등 기록관리 시설의 훼손 또는 파괴

3.	기록관리 시설 내의 음식물 등을 반입하는 행위

4.	그 밖에 직원의 지시에 따르지 않거나 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제26조(대출 등)

기록물 대출은 다음 각 호에 따른다.

1.	기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 기간을 연장할 수 있다.

2.	기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서, 열람·대출·반납관리대장에 필요한 사항을 기재하고 기록물 관리부서의 장의 승인을 얻어야 한다.

3.	기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

4.	휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등의 사유가 발생한 경우나 그 밖에 기록물 관리부서의 장이 반납을 요구하는 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

5.	누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

6.	기록물 관리부서의 장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 할 수 있다.

제27조(열람·대출의 제한)

다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.

1.	비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2.	당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3.	다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4.	기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5.	이미 공개되어 타 기관에서 제공·활용되고 있는 기록물인 경우

6.	망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7.	그 밖에 열람 또는 대출이 부적절하다고 기록물 관리부서의 장이 판단하는 경우

제28조(대학사료 등의 수집 및 관리)

기록물 관리부서의 장은 대학의 역사와 전통을 계승하기 위한 대학의 역사기록물을 수집하여 관리할 수 있다.

제29조(세부사항)

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록물 관리부서의 장이 따로 정할 수 있다.