① | 기록물 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 시행규칙 제35조에 따라 시행하여야 한다. |
② | 각 처리과에서는 해당부서 기록물의 착오 없는 평가를 위하여 다음 각 호의 업무를 수행한다. |
1. | 평가대상 기록물의 보존위치 및 분량, 목록과 실물 일치 여부 확인 |
2. | 평가대상 기록물의 보존기간 재책정·보류·폐기 구분과 그 사유를 기록물 관리부서로 제출 |
③ | 전문요원은 다음 각 호의 업무를 수행한다. |
1. | 처리과가 제출한 의견을 취합·참고하여 행정적·역사적·증빙적 가치를 검토하고, 해당 기록물의 보존가치를 평가 |
2. | 평가결과는 보존기간 재책정·보류·폐기 등으로 구분하여 평가사유와 함께 기록물평가심의서 작성 |
3. | 심사 완료 기록물은 제19조에 따른 기록물평가심의회에 평가 심의 요청 |
4. | 기록물평가심의회의 심의 결과는 회의록과 함께 기록물 관리부서의 장의 결재를 받아 최종 확정 |
④ | 기록물 관리부서의 장은 기록물평가심의회의 평가 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 변경내역은 기록물철별로 이력관리를 하여야 한다. 다만, 기록관리시스템이 구축되지 않은 경우에는 ‘기록물평가심의서'에 ‘등록정보' 항목을 추가하여 전자문서생산 시스템에 등록하며, 평가 결과를 표기하고 엑셀 등의 전자파일로 관리하여야 한다. |
⑤ | 기록물 폐기의 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 직원이 참석하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 아니하도록 필요한 조치를 하여야 한다. |
⑥ | 기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물을 폐기하려는 경우에는 중앙기록물관리기관에 제시하는 기준과 절차를 준수하여야 한다. |