1. | "기록물"이란 한국기술교육대학교와 그 부속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. |
2. | "행정기록물"이란 업무 수행 중에 생산·접수한 모든 유형의 기록물로 생산 종료 후 2년 이내에 기록관으로 이관하는 기록물을 말한다. |
3. | "비치기록물"이란 카드·도면·대장 등과 같이 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되는 기록물로서, 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조 제4호에 따라 부서에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다. |
4. | "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 생산하여 송·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다. |
5. | "전자화기록물"이란 종이기록물과 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 기록물을 정보시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 기록물을 말한다. |
6. | "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. |
7. | "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. |
8. | "기록물관리기관"이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기관으로 영구기록물관리기관, 특수기록관, 기록관으로 구분한다. |
9. | "영구기록물관리기관"이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관으로서, 중앙기록물관리기관(국가기록원), 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관 및 대통령기록관으로 구분한다. |
10. | "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. |
11. | "처리과"란 문서의 접수·발송 및 각 부서의 업무처리를 주관하는 과·팀 등을 말한다. |
12. | "기록물관리 전문요원"이란 법 제41조 및 영 제78조의 자격을 갖춘 자로 당해 대학의 기록물의 체계적·전문적 관리를 위하여 기록관리 업무를 총괄하는 자를 말한다. |
13. | "기록물분류기준표"란 생산기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위업무별로 관리 기준을 제시한 표로서 중앙기록물관리기관이 작성하여 고시한다. 기록물분류기준표 관리 항목은 기능분류번호, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치기록 여부 등의 보존 분류 기준 및 검색어 지정 기준 등을 포함한다. |
14. | "단위업무"란 기록물의 기능분류 기준으로 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서, 직제 개정 등으로 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 세분화된 업무기능 또는 사업단위로 기록물분류기준표의 기본 단위를 말한다. |
15. | "기록물철"이란 단위업무 범위 안에서 기록물을 편철한 1개 이상의 기록물 묶음을 말한다. 기록물철은 보존기간 책정·이관·폐기 등의 단위이며, 전자문서시스템은 단위업무별로 업무담당자가 기록물철을 생성·관리한다. |
16. | "상태점검"이란 소장 기록물을 재질의 외형상 변화, 훼손, 탈색 등의 상태평가기준에 따라 당해 기록물의 재질 및 훼손정도를 점검하는 것을 말한다. |
17. | "생산현황통보"란 기록물의 정리결과를 시기별로 종합하여 기록물관리기관으로 통보하는 것을 말한다. |
18. | "이관"이란 기록물의 물리적인 보존 장소와 관리 권한을 기록관 또는 영구기록물관리기관으로 이전하는 행위를 말한다. |
19. | "인수"란 기록관이 기록물을 처리과에서 이관 받는 것을 말한다. |
20. | "정수점검"이란 서고 관리의 한 절차로, 기록물의 수량을 주기적으로 점검하는 행위를 말한다. |
21. | "평가"란 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 행정적·증빙적·역사적 가치를 검토하여 보존여부를 판단하는 업무를 말한다. |
22. | "폐기"란 더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 제거하는 것으로 주로 기록물의 물리적인 파괴 또는 파기하는 것을 말한다. |