① | 기록물 관리부서의 장은 대학교 모든 처리과의 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다. |
② | 전자적 형태의 기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본확인 절차를 거쳐야 하며, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 방식에 근거하여 기록물 관리부서의 장이 정한다. |
③ | 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거친 후 이관 목록을 처리과에 통보하여야 한다. |
④ | 기록물 관리부서의 장은 제2항과 제3항에 따른 검수절차 중에 미비사항이나 오류사항을 발견하면 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 수정·보완 후 재이관하여야 한다. |
⑤ | 기록물 관리부서의 장은 전자기록물의 경우 인수절차 종료 시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다. |
⑥ | 제5항에 따라 인수완료 결과를 통보받은 처리과의 장은 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기하여야 한다. 다만, 처리과는 해당 전자기록물을 업무상 참고할 필요가 있는 경우에는 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후에 삭제 또는 파기하지 않고 활용할 수 있다. |