한국기술교육대학교 법규정보시스템 | 법인카드 관리 운영지침

제1조(목적)

이 지침은 한국기술교육대학교(이하"대학교"라 한다) 법인카드 관리 및 사용에 관한 제반사항을 정하여 법인카드(이하"카드"라 한다) 관리의 효율성을 제고하고, 위법ㆍ부당 사용을 예방하는데 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

대학교에서 발급ㆍ관리하는 카드에 관한 사항은 이 지침에서 정하는 바에 의하며, 이 지침에서 정하지 않은 사항은 사학기관 재무ㆍ회계 규칙 및 동법 특례규칙, 내부 회계규정 및 예산운용지침에 의한다.

제3조(주관부서와 사용부서의 지정)

①	카드 관리부서는 주관부서와 사용부서로 구분한다.

②	주관부서는 카드 총괄업무를 담당하는 행정처 회계팀과 각 분임별 카드 관리 부서를 말하며, 사용부서는 주관부서로부터 카드를 배부 받아 사용 및 사용내역에 대한 정산의 의무를 지는 부서를 말한다.

③	주관부서는 카드 발급기준의 설정과 배부, 카드대금 결제 및 기타 카드관리와 사용에 필요한 사항 등을 담당한다.

③	주관부서에서는 사용부서에서 제출한 카드 사용내역의 용도, 제한사항 위반유무 등 필요한 검토를 거쳐 적기 대금결제를 위한 절차를 이행하여야 하며, 부적절한 지출 서류는 보완요구 또는 반려할 수 있다.

④	사용부서는 주관부서에서 규정한 카드의 관리 및 사용에 필요한 사항을 준수하여야 한다.

제4조(전용카드제 운영)

①	카드별 용도에 따른 전용카드제를 운영하며 해당 용도로만 사용하도록 한다.

1.	클린카드: 업무추진용 법인카드

2.	공공조달 유류카드: 업무용 차량 주유대금 결제용 법인카드

3.	후불 하이패스카드: 업무용 차량 하이패스요금 결제용 법인카드

4.	전기자동차 충전용 교통카드: 업무용 차량(전기자동차) 충전용 법인카드

제5조(관리책임자의 임무 및 카드 관리자의 지정)

①	주관부서로부터 카드를 배부 받은 교직원은 관리책임자가 되며, 부서 공용카드의 경우 사용부서의 장이 관리책임자가 된다. 다만, 관리책임자가 카드 관리자를 별도 지정하여 관리에 필요한 사항을 담당하게 할 수 있다.

②	관리책임자는 카드의 관리 및 사용에 대한 책임을 진다.

③	카드는 관리책임자의 부서 외의 교직원이 사용할 수 없다. 다만 업무상 관리책임자의 허가를 받은 경우에는 그러하지 아니할 수 있다.

제6조(발급 및 인수인계)

ⓛ 카드의 신규발급 및 분실ㆍ훼손에 따른 재발급 신청은 법인카드 신청서(별지 제1호 서식)를 첨부하여 주관부서에 전자문서로 요청하여야 한다.

②	주관부서의 장은 사용부서의 장이 발급을 요청할 경우 발급 그 필요 유무, 요청부서의 기존 법인카드 보유 및 운영 현황 등 타당성을 검토하여 배부하며, 검토결과에 따라 발급수량을 제한할 수 있다.

③	주관부서는 발급여부 검토가 완료되면 금융기관으로부터 카드를 발급받아 행정정보시스템(아우누리) 관리 메뉴에 등록한 후 신청서에 기재된 관리자에게 인계한다.

④	인사발령 등으로 카드 관리책임자 또는 관리자가 변경된 경우 사용부서는 즉시 그 변경사항을 주관부서에 통보해야하며, 주관부서는 행정정보시스템(아우누리)에 변경사항을 반영하여 기록하여야 한다.

⑤	직제변경ㆍ폐지 등에 따라 카드가 불필요하게 된 때에는 즉시 주관부서에 카드 해지를 신청하고 실물 카드를 반납하여야 한다.

제7조(사용요령)

①	카드를 사용하는 경우 집행목적과 세부집행내역 및 추정금액 등에 대하여 사전품의 후 사용하여야 한다. 부득이 사전품의에 곤란함이 있는 경우 부서장에게 구두 보고 후 최단 기간 내 사후결재를 득하여야 한다.

②	업무추진비 집행 시에는 목적, 일시, 장소, 집행대상 등을 증빙하여 사용용도를 명확히 하여야 하며, 매년 예산운용지침에 명시되는 기준액 이상의 지출건은 집행대상의 소속 및 성명과 참여인원수를 반드시 증빙서류에 기재하여야 한다.

③	카드 관리자는 매출전표에 표시된 금액 및 가맹점명 등의 일치여부를 확인한 후 해당전표 서명 시 실명을 정자로 기재하도록 한다. 서명이 나타나지 않는 카드 매출전표도 반드시 실명을 기재하여 증빙한다.

④	동일 업소에서 동일시간 대에 사용한 카드대금을 분할하여 결제하여서는 아니 된다. 다만, 여러 건의 회의가 동일업소 및 시간 내에 있는 것이 명확할 경우에는 그러하지 아니한다.

제8조(증빙)

①	법인세법에 규정된 적격증빙인 신용카드 매출전표를 증빙으로 인정한다.

②	신용카드 매출전표의 훼손을 금지하며, 전표 분실 및 인쇄 상태 불량 등에 따라 육안으로 그 증빙의 내용의 확인이 불가한 경우 금융기관에서 발급된 매출거래 확인서를 발급받아 제출하여야 한다.

제9조(개인카드의 사용금지)

①	개인카드를 업무와 관련하여 사용한 후 기관 예산으로 회계처리 하는 행위는 원칙적으로 금지한다. 다만 불가피한 사유가 있는 경우에는 개인카드 업무용도 사유확인서[별지 제2호서식]와 결재문서, 해당 카드 매출전표 등 관련서류를 증빙으로 첨부하여 지출의뢰 하여야 한다.

제10조(사적용도 및 사용시기 제한)

①	카드를 사적인 용도로 사용하는 행위는 원칙적으로 금지한다. 단, 사용자의 착오에 따라 사적용도로 카드를 사용한 경우 주관부서에 이를 소명하여야 하며 속히 거래취소 또는 지정된 카드 결제계좌에 착오사용 금액을 입금하여야 한다.

②	카드는 휴일, 관할 근무지와 무관한 지역 및 심야시간(23:00~06:00) 집행을 원칙적으로 금지한다. 다만, 출장명령서, 휴일근무명령서, 사전품의, 법인카드 휴일ㆍ심야 사유 확인서(별지 제3호 서식)등 객관적 증빙으로 불가피성을 입증하는 경우에는 그러하지 아니한다.

제11조 (제한 사용업종 및 물품구매)

①	카드의 위법ㆍ부당 사용을 사전에 차단하고 내부통제를 강화하기 위해 특정가맹점에서의 사용을 제한한다. 이 경우 특정가맹점은 [별표1] 과 같다.

②	제 1항의 특정가맹점은 국민권익위원회에서 권고하는 업종을 의무적으로 포함한다. 단, 주관부서는 특정 업종을 일시 추가 또는 해제할 수 있다.

③	카드 사용 시 업무와 관련이 없는 다음 각 호의 물품구매를 금지한다.

1.	금, 은, 보석 등 귀금속류

2.	양주 등 고가의 주류

3.	골프화, 골프 가방, 골프공 등 골프 용품

4.	향수, 선글라스 등 고급 화장품 및 액세서리류

5.	영양제, 비타민제 등 건강보조식품류

④	카드로 유가증권 및 현금성 물품(상품권, 기프티콘 등)을 구입하는 것을 금지하며, 구매계약의 절차를 통해 구입하여야 한다. 다만, 온누리 상품권 등 정부 시책 등에 따라 우선적으로 구매할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

제12조(정산 및 지출의뢰)

①	카드를 사용한 경우 사용일로부터 14일(휴무일 제외)이내에 지출 의뢰문서, 매출전표, 법인카드 정산 양식[별지 제 4호 서식], 법인카드 사용총괄 목록[별지 제 5호 서식] 등 관련서류를 주관부서에 제출하여 카드 대금의 정산이 완료 될 수 있도록 하여야 한다. 한다. 다만 장기로 수행되는 출장 및 행사, 해외사용에 따른 청구지연 등의 사유로 기한 내 제출이 불가한 경우에는 매월 법인카드 결제일[별표2] 3일전까지 제출할 수 있다.

제13조(미정산 및 목적외사용 시 조치사항)

①	사용부서가 카드 대금 정산을 위한 지출 의뢰문서 제출 등의 정산절차 처리지연으로 인해 발생한 연체이자ㆍ소송 등 일체 재산상ㆍ법률상의 책임은 해당 관리 책임자가 부담한다.

②	카드 사용 후 제12조에 의한 정산절차를 미이행 하는 경우 주관부서는 일정기간 해당카드의 사용정지를 위한 조치를 취할 수 있다.

③	②항의 조치에도 불구하고 주관부서에서 지정한 기한 내의 정산절차 미이행을 지속하는 경우 카드 해지 및 해당 사용부서의 카드신규 발급을 제한할 수 있으며, 관리 책임자 및 카드 관리자 정보를 감사실에 통보할 수 있다.

제14조(적립 포인트)

①	카드 적립 포인트는 주관부서에서 일괄 관리하며 기관 수입으로 처리한다. 단, 외부 기관 사업비 집행에 의해 발생된 카드 포인트는 사업비 관련 지침에 따라 해당 기관에 반납할 수 있다.

제15조(예비 법인카드 운영)

①	주관부서는 사용부서에게 대여 가능한 예비카드를 운영할 수 있다.

②	예비카드의 관리책임자는 주관부서의 장이며 법인카드 업무 담당자를 카드 관리자로 지정할 수 있다.

③	대여에 따른 사용내역의 책임은 각 사용 교직원에게 있다.

④	주관부서는 예비카드 대여 시 [별지 제6호서식]에 인계ㆍ인수내역을 기록ㆍ관리하여야 한다.

⑤	③항과 제 12조에 따라 예비카드를 대여ㆍ사용한 교직원은 사용일로부터 14일(휴무일 제외)이내에 정산하여야 한다.

제16조(분실 및 도난)

①	카드의 분실 및 도난 시에는 다음 각 호의 조치를 취한다.

1.	해당 금융기관에 즉시 신고하고 [별지 제7호 서식]에 의거 주관부서의 장에게 통보하여야 한다.

2.	분실카드가 회수되었을 경우 카드 관리자는 [별지 제8호 서식]에 따라 주관부서에 사용정지 해제를 신청해야 한다.

②	카드분실 및 도난으로 인하여 해당 금융기관에서 지정한 신고기일을 초과하여 보상되지 않는 대금은 특별한 사유가 없는 한 분실 및 도난 당시 카드소지자가 부담한다.

제17조(모니터링)

①	주관부서 및 사용부서장은 카드 사용일시, 사용처 업종 및 주소, 사용자 정보 등을 수시 또는 정기 모니터링하여 카드 사용의 투명성을 제고하여야 한다.

부 서 명
카드 관리자
요 청 매 수
기존 카드번호 (재발급만 해당)
신 청 사 유
상기와 같이 법인카드 (신규ㆍ재)발급을 신청하오니 처리하여 주시기 바랍니다. 년 월 일