한국기술교육대학교 법규정보시스템 | 사무관리규칙

제1조(목적)

이 규칙은 학교법인 한국기술교육대학교(이하"법인"이라 한다) 및 한국기술교육대학교(이하 "대학교"라 한다)에서 시행하는 사무관리에 관한 중요사항을 규정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

①	사무관리에 관하여는 다른 규정에 특별히 규정된 사항을 제외하고는 이 규정에 의한다.

②	비밀문서의 관리통제에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 것을 제외하고는 보안에 관한 규정의적용을 받는다.

제3조(용어의 정의)

이 규칙에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.	"문서"라 함은 법인 및 대학교의 각 부서 간 또는 대외적으로 업무상 작성ㆍ시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)및 법인 및 대학교에서 접수된 모든 문서를 말한다.

2.	"보관"이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

3.	"보존"이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리함을 말한다.

4.	"정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용 기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

5.	"전자문서"라 함은 컴퓨터장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

6.	"서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

7.	"전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

8.	"전자이미지서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 서명을 말한다.

9.	"전자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.

10.	"전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

11.	"전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

12.	"종합정보시스템"이라 함은 대학교가 행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신 및 활용하기 위한 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

13.	"누년 일련번호"라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.

14.	"연도별 일련번호"라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다.

15.	"연도표시 일련번호"라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

16.	"비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되고 처리과에서 계속하여 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.

17.	"기록물철"이라 함은 2건 이상의 관련기록물을 함께 담아 관리하는 서류철, 카드ㆍ도면ㆍ사진 등의 보관봉투, 테이프ㆍ필름 등의 롤, 개개의 디스켓 또는 디스크, 컴퓨터파일의 디렉토리 등 기록물 묶음의 기본단위를 말한다.

제4조(세부사항)

사무관리에 필요한 세부사항은 이사장 또는 총장이 따로 정한다.

제5조(문서의 종류)

문서는 법규문서, 공고문서 및 일반문서로 나눈다.

1.	법규문서 : 규정, 규칙, 지침 등과 같이 조문형식에 따라 작성된 문서를 말한다.

2.	공고문서 : 교보, 공고 등 일정한 사항을 교직원 또는 일반인에게 알리기 위한 문서로서 각각 다음과 같이 구분한다.

가.	교보 : 사실의 안내, 주지사항 등 일정한 사항을 교직원에게 알리기 위한 문서를 말한다.

나.	공고 : 일정한 사항을 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

3.	일반문서 : 일반문서는 제1호, 제2호에 해당되지 않는 모든 문서로서 별지 제1호 서식에 의하여 작성한다.

제6조(문서의 성립 및 효력발생)

①	문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 최종 결재권자가 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 전자서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

②	문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 화일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

제7조(전자서명의 인증)

전자서명에 대한 인증업무는 정보화담당부서에서 그 기능을 수행한다.

제8조(문서의 발신원칙)

문서는 직접 처리하여야 할 부서에서 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 법인 및 대학조직상의 계통에 따라 발신할 수 있다.

제9조(문서작성의 일반원칙)

①	문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

②	문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③	문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④	문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

⑤	법인 및 대학교는 기안문 및 시행문에 가능한 한 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 법인 및 대학교의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

제10조(문서의 전자적 처리)

①	이사장 및 총장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 처리절차는 특별한 사유가 없는 한, 전자문서시스템상에서 처리되도록 하여야 한다.

②	각종 대장ㆍ서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템으로 관리하여야 한다.

제11조(문서의 구성)

①	기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문ㆍ본문ㆍ결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목ㆍ내용 및 붙임으로 구성한다.

1.	두문은 발신기관명 및 수신자로 한다.

2.	본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.

3.	결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 전자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 대학의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호, 교직원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

②	제1항제3호의 생산등록번호 및 접수등록번호는 기록물등록대장에 문서를 등록하여 부여하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 부서의 직위를 쓴다.

③	수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.

④	제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

제12조(항목의 구분 및 표시)

문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1.	첫째항목의 구분은 1, 2, 3, 4ㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.

2.	둘째항목의 구분은 가, 나, 다, 라ㆍㆍㆍㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.

3.	셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4)ㆍㆍㆍㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.

4.	넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라)ㆍㆍㆍㆍ로 나누어 표시한다.

5.	다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)ㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.

6.	여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)ㆍㆍㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.

7.	일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④ ㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍ로 나누어 표시한다.

8.	여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱ ㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍㆍ로 나누어 표시한다.

9.	제2호ㆍ제4호ㆍ제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), ◦, 너, 너), (너), ◦ㆍㆍㆍㆍ로 이어 표시한다.

제13조("끝" 표시)

①	본문이 끝나면 한자 띄우고, "끝"자를 쓰며, 본문에 밝힐 필요가 있는 문건이 첨부된 때에는 첨부 표시문 끝에 한자 띄우고 "끝"자를 표시하여야 한다.

②	본문이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿을 때는 다음줄 왼쪽 기본선에서 한자 띄우고 "끝"자를 표시하여야 한다.

③	연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝"표시를 하고, 서식의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 1항의 규정에 의한 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하빈칸"의 표시를 하여야 한다.

제14조(문서의 수정)

문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제15조(발신명의)

①	법인의 모든 대외문서는 이사장 명의로 발신하며 대학교의 모든 대외 일반문서는 총장 명의로 발신한다.

②	대내의 일반문서 및 기타 문서는 각각 결재권자 명의로 발신한다.

③	내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제16조(문서의 기안)

①	문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

②	문서의 기안은 별지 제1호 서식에 의한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③	기안문에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다.

1.	검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2.	제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3.	일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제17조(기안생략)

①	문서내용이 경미한 사항이거나 지시, 의견, 협조 또는 조회를 하는 경우에는 따로 기안을 생략하고 문서를 작성, 시행할 수 있다.

②	증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리할 수 있다.

③	생산등록번호란, 접수등록번호란, 수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 제1호의 간이 결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

제18조(검토 및 협조)

①	기안문은 결재권자의 결재를 받기전에 검토를 받아야 한다. 다만, 검토자의출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

②	문서의 내용이 법인 및 대학교 내의 타 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③	제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

④	최종 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 아니하도록 노력하여야 한다.

⑤	검토ㆍ협조 및 결재중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.

제19조(결재)

①	문서는 이사장 및 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 전결권자의 명의로 발신하는 문서는 그 전결권자의 결재를 받아야 한다.

②	이사장 및 총장은 업무내용에 따라 그의 보조 부서장으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며 위임전결 사항에 대하여는 법인 및 대학교의 위임규칙에 의하되 전결한 자의 서명란에 "전결"의 표시를 하고 결재란에 결재를 한다.

③	결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

제20조(문서의 발송)

①	결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행 문서(이하 "시행문"이라 한다)를 1부만 작성할 수 있다,

②	시행문은 사무처리 주관 부서(이하 "처리과"라 한다)에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.

③	문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

④	제2항의 규정에 불구하고 전자문서는 대학홈페이지 또는 업무담당자의 공식 전자우편주소(학술정보팀에서 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 업무담당자에게 발송할 수 있다.

제21조(직인날인 및 서명)

①	임용장, 학위증, 상장 및 각종 증명서류에는 직인 및 계인을, 대외로 발신하는 문서(전신에 의한 발신문서는 제외한다)에는 직인(전자이미지 직인을 포함한다)을 날인하며, 대내문서로 부서장 명의로 발신하는 문서에는 직접 서명하거나 서명 표시인을 찍는다.

②	경미한 내용이나 동일문서로서 부수가 많은 것은 문서상단에 "직인생략"을 표시하고 직인날인을 생략하거나, 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제22조(문서의 접수ㆍ처리)

①	문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 사무관리 주관부서(이하 "총무팀"이라 한다)에서 직접 받은 문서는 기록물배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리과에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

②	접수된 문서에는 접수인을 찍고, 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하 며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 총무팀에서 직접 받은 문서는 경영지원팀이 접수일시를 기재하여 이를 처리과로 보낸다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

③	처리과의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람문서일 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

④	제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑤	정보통신망을 이용하여 대외로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑥	대학 홈페이지 또는 업무담당자의 공식 전자우편주소를 이용하여 대외문서를 받아 처리과에서직접 접수하여 처리할 수 있다.

제23조(문서의 반송 및 재배부 등)

①	접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호ㆍ시행일자ㆍ제목과 반송사유를 명시하여 발신기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.

②	처리과는 경영지원팀으로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 경영지원팀에 반송하여야 하며, 경영지원팀은 당해 문서를 즉시 재배부하되, 경영지원팀의 장이 지정하는 처리과로 보내야 한다. (2020.01.01.)

③	처리과에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 경영지원팀에 보내어 해당 처리과에 배부하도록 요청하여야 한다. (2020.01.01.)

제24조(인장의 정의)

인장이라 함은 법인 및 대학교에서 사용하는 인장으로서 이사장, 총장 또는 부속기관의 명의로 대내외에 발신하는 문서와 증명서, 기타 증명을 요하는 문서에 날인하기 위하여 새긴 직인 및 특수인을 말한다.

제25조(인장의 종류, 규격, 용도 및 관리, 사용책임자)

①	인장의 종류, 규격, 용도 및 관리ㆍ사용책임자는 별표 제3호와 같으며, 상세 규격은 별표 제4호와 같다. (2020.01.01.)

②	제1항에 규정되지 아니한 인장으로서 타 내규에 규정되어 있거나 업무 형편상 필요한 경우에는 이사장 또는 총장의 승인을 받아 인장을 새겨 사용할 수 있으며, 인영대장(별지 제2호 서식) 및 전자이미지 인영대장(별지 제3호 서식)을 총무팀에 제출하여 이력을 신고해야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

제26조(인장의 글씨)

인장의 인영은 한글 전서체로 하되, 가로로 새기고 계인은 세로로 새기는 것을 원칙으로 한다.

제27조(인장의 관리)

①	인장의 관리 및 사용책임자는 당해 인장을 직접 업무에 사용하는 업무취급자에게 위임할 수 있다.

②	인장은 항상 견고한 상자에 보관하여야 하며, 화재, 기타 비상사태 시에는 인장을 우선적으로 반출하여야 한다.

제28조(교부 및 등록)

①	인장을 교부받고자 하는 부서는 별지 제2호 서식에 의하여 총무팀에 교부 신청을 하여야 하며, 총무팀의 장은 기관장의 승인을 득하여 직접 새겨 이를 교부하여야한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

②	전자이미지 인장을 사용하고자 하는 부서는 별지 제3호 서식의 전자이미지인장대장에 의하여 총무팀에 등록(재등록 포함)하고, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 경영지원팀이 전자이미지인장대장을 관리하며, 정보화담당부서가 전자이미지관인을 컴퓨터 화일로 관리하여야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

③	총무팀의 장은 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 인장을 교부할 때에는 인영대장(별지 제2호 서식) 및 전자이미지 인영대장(별지 제3호 서식)에 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

제29조(재교부 및 폐기)

①	인장의 마멸 또는 파손으로 인하여 갱신할 필요가 있을 때에는 별지 제 1호 서식에 의거 총무팀의 장에게 재교부 및 폐기신청을 하여야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

②	인장을 폐기할 때에는 폐기할 인장을 총무팀의 장에게 송부하고, 총무팀의 장은 그 인장을 승인받아 소각한다. 이 경우 인영대장에 폐기 당시의 인장의 인영을 등록하고 그 사유를 기입하여 이를 따로 보관하여야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17..)

제30조(효력의 발생)

인장을 새로 새기거나 개폐할 때에는 인영대장에 등록함으로써 효력을 발생한다. 다만, 효력발생 또는 사용 개시일을 따로 지정한 때에는 이에 따른다.

제31조(날인방법)

①	인장은 문서를 발신, 교부 또는 인증하는 직위의 직명 또는 성명의 끝자가 가운데 오도록 날인 한다.

②	계인은 발행하는 문서 또는 증명서의 중앙상단과 증명발급대장의 해당란을 접속하여 간인하며,직인으로 계인을 대신할 수 있다. (2020.01.01.)

제32조(날인기록)

인장의 날인은 소정의 결재과정이 완료된 문서에 한하여 인장 날인 기록부에 기재하고 날인한다. 다만, 기록물등록대장, 공고문서통제부, 증명발급대장에 기록되는 경우에는 예외로 한다.

제33조(삭제 2020.01.01.)

제34조(삭제 2020.01.01.)

제35조(삭제 2020.01.01.)

제36조(삭제 2020.01.01.)

제37조(삭제 2020.01.01.)

제38조(삭제 2020.01.01.)

제39조(삭제 2020.01.01.)

제40조 (서식의 제정)

장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제41조 (서식설계의 일반원칙)

①	서식에 사용되는 용지의 규격은 별지 제1호 서식의 규격과 같게 한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.

②	서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호ㆍ접수등록번호ㆍ수신자ㆍ시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③	서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니된다.

④	서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여 기입항목의 식별이 쉽도록 설계하여야 한다.

⑤	서식에는 가능한 한 대학교의 로고ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 대학교의 이미지가 제고될 수 있도록 하여야 한다.

제42조 (서식의 승인등)

①	서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 이사장 또는 총장의 승인을 얻어야 한다.

②	각 부서장은 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 서식초안 2부를 첨부하여 총무팀에 승인 신청을 하여야 한다. 이 경우 서식초안은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 전산기기에 의하여 작성하여야 한다. (2020.01.01. 2022.03.17.)

제43조 (업무편람의 작성ㆍ활용)

상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.

제44조 (업무편람의 수정 및 보완)

관련제도의 변경 등으로 업무편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.

제45조 (업무편람의 관리)

각 부서의 장은 정기 또는 수시로 부서 소관 업무에 대한 업무편람의 내용을 점검하여야 하며 업무편람은 컴퓨터 화일로 관리하여야 한다.