1. | "문서"라 함은 법인 및 대학교의 각 부서 간 또는 대외적으로 업무상 작성ㆍ시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)및 법인 및 대학교에서 접수된 모든 문서를 말한다. |
2. | "보관"이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다. |
3. | "보존"이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리함을 말한다. |
4. | "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용 기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다. |
5. | "전자문서"라 함은 컴퓨터장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다. |
6. | "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다. |
7. | "전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다. |
8. | "전자이미지서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 서명을 말한다. |
9. | "전자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다. |
10. | "전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다. |
11. | "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. |
12. | "종합정보시스템"이라 함은 대학교가 행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신 및 활용하기 위한 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다. |
13. | "누년 일련번호"라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다. |
14. | "연도별 일련번호"라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다. |
15. | "연도표시 일련번호"라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다. |
16. | "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되고 처리과에서 계속하여 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다. |
17. | "기록물철"이라 함은 2건 이상의 관련기록물을 함께 담아 관리하는 서류철, 카드ㆍ도면ㆍ사진 등의 보관봉투, 테이프ㆍ필름 등의 롤, 개개의 디스켓 또는 디스크, 컴퓨터파일의 디렉토리 등 기록물 묶음의 기본단위를 말한다. |