① | 비밀문서는 다음의 절차에 따라 발송하여야 한다. |
② | 처리과는 다음 각 호의 절차를 수행하여야 한다. |
1. | 문서 최종결재와 동시에 발송대장에 기록하여 발송번호를 부여하고, 비밀관리기록부에도 관리번호를 부여할 것 |
2. | 비밀관리기록부, 비밀원본, 시행문을 지참하여 문서과에서 관인날인을 받은 후 발송담당자에게 발송을 의뢰할 것 |
3. | 문서과에서 연락받은 등기번호를 비밀발송대장에 기록할 것 |
③ | 문서과는 다음 각 호의 절차를 수행하여야 한다. |
1. | 처리과에서 발송의뢰 받은 문서는 다음 각 목의 사항을 확인할 것 |
가. | 비밀분류의 적정 여부 |
나. | 예고문의 누락 또는 적정 여부 |
다. | 배부처의 적정 여부 |
라. | 비밀의 형식(비밀열람기록전의 첨부 등)의 적정 여부 |
마. | 비밀관리기록부에 기록하여 올렸는지 여부 |
바. | 기안문과 시행문의 일치 여부 등 |
2. | 시행문에 관인날인을 한 후 사송 또는 등기우편으로 발송할 것. 사송으로 발송한 경우에는 사송대장에 기재하고, 등기 발송한 경우에는 처리과에 등기번호를 알려야 하며, 처리과는 비밀발송대장에 등기번호를 기록하여야 한다. |
④ | 비밀사송원은 다음 각 호의 사항을 수행하여야 한다. |
1. | 비밀사송대장에 수신처 별로 기록할 것 |
2. | 사송문서를 접수기관의 접수 담당자에게 넘겨준 후 사송대장에 서명날인을 받을 것 |